Cómo gestionar correctamente los conflictos de interés de su empresa (I)

Los retos y elementos básicos de un programa de Compliance.

Muchos departamentos jurídicos y de Compliance han tenido que afrontar recortes económicos y de plantilla. Por esto los Compliance Officers continúan investigando cómo simplificar esos procesos mientras mantienen inmutables sus programas de Cumplimiento Normativo.

Los Conflictos de Interés (COI, por sus siglas en inglés) siguen siendo uno de los principales riesgos a los que se enfrentan las empresas en estas situaciones y, la verdad, no administrar una COI no es una opción a tener en cuenta. Muchas veces, el COI se debe a la falta de interconectividad entre las plataformas o la falta de formación de los empleados. Algo que se puede solucionar con una herramienta automatizada que incluya notificaciones, nuevas certificaciones o actividades de corrección.

 

 

El seguimiento y la gestión de COI’s pueden ser un reto por cuatro razones fundamentales:

  1. Los empleados no son transparentes ante los conflictos de interés.
  2. Los cambios en la estructura de la organización o en el modelo de negocio (fusiones y adquisiciones) pueden alterar los COI, así como los cambios en las funciones y puestos.
  3. Leyes y normativa relacionada con compañías involucradas en más de una línea de negocios o en diferentes países.
  4. Las comunicaciones de conflictos de intereses se almacenan en sistemas diferentes y, posiblemente, en muchas regiones y departamentos distintos: correos electrónicos, sistemas de administración de línea directa, copias impresas, bases de datos, carpetas electrónicas, etc.

Por ello, y aunque, como hemos visto, el seguimiento y el mantenimiento de una COI puede llegar a resultar pesado, la automatización del programa de Compliance puede ayudar a las organizaciones a evitar el daño financiero y reputacional: es una victoria segura y rápida para los equipos legales y de Compliance.

 

Elementos básicos de un programa de gestión en COI.

 

A continuación, te detallamos los cinco elementos básicos que debe incluir un programa de gestión de conflictos de interés:

 

1- Política y protocolos que definan los conflictos de intereses y establezcan las expectativas de la compañía, incluyendo:
  • Ejemplos de escenarios reales con conflictos de intereses variados.
  • Una matriz de fácil seguimiento con los conflictos permitidos, los prohibidos y los que requieren revisión previa.
  • Un informe sobre el impacto de los conflictos de interés en las personas y la empresa.
2- Informe sobre los conflictos de intereses para miembros de la junta y directores, incluyendo:
  • Un plan y método sólidos para abordar conflictos potenciales o reales que se comuniquen claramente y se revisen y actualicen regularmente según sea necesario.
3- Formación continua y comunicaciones que:
  • Describan los pasos que los empleados deben dar para evitar y / o informar de posibles COI.
  • Animen a los empleados a plantear inquietudes o dudas.
  • Ofrezcan ejemplos de las red flags y COI’s más comunes.
  • Ofrezcan formación adaptada a empleados en puestos de mayor riesgo
4- Un mecanismo de divulgación y presentación de informes
5- Un equipo o comité de revisión de conflictos

 

Andrew Henderson, Director of Products en The Red Flag Group

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