Andrew Henderson,Andrew Henderson,20 noviembre, 2018
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Es importante asegurarse que los empleados y terceras partes entiendan que los COI, reales o potenciales, no siempre suponen prohibiciones, terminaciones u otros resultados negativos.

 

comunicación entre empleados

 

Para retener a los buenos trabajadores en la empresa y evitar restringir la contratación de terceras partes independientes, las empresas deben empeñarse en prevenir y mitigar los conflictos de intereses, algo mucho más fácil de conseguir con una solución automatizada de COI’s.

Dicha automatización va, irremediablemente, de la mano de la tecnología. Por lo que resultará fundamental elegir la solución tecnológica más adecuada para el programa de COI de la empresa. Existe una gran variedad de soluciones de software en el mercado. Pero es necesaria una meticulosa investigación previa sobre aquellas que coinciden con el programa de Compliance y los procesos de COI de la compañía.

Las empresas deben hacer que sus herramientas se ajusten a sus programas, y no al revés, verificando que éste tenga los siguientes elementos:

 

  • Soporte en múltiples idiomas en la interfaz de usuario.
  • Plantillas ilimitadas de encuestas y posibilidad de personalizarlas.
  • Accesibilidad para usuarios internos y externos.
  • Posibilidad de configurar los flujos de trabajo según las normas y niveles de aprobación.
  • Aprobaciones automatizadas para divulgaciones en las que no están indicados posiblesCOI.
  • Posibilidad de configurar el programa según los tipos de riesgo de la compañía.
  • Posibilidad de incluir enlaces a documentos externos.
  • Permite variaciones en el acceso del revisor según la región o enfoque del negocio.
  • Capacidad de realizar y exportar informes avanzados personalizados en gran variedad de formatos.
  • Seguimiento automatizado y recordatorios.
  • Registro único y recursos humanos con capacidades completas.

 

Automatización.

 

La automatización, además, permitirá a su empresa algo más que el ahorro de tiempo: prevenir el impacto de aquellos conflictos de interés que puede que nunca se denuncien, se pasen por alto o no se aborden en absoluto.

¿Por qué automatizar su programa de Compliance para gestionar los COI’s? Estos son los ocho beneficios de hacerlo:

  • Es escalable, por lo que permite cambios en el negocio.
  • Ofrece un único archivo de informaciones.
  • Tiene un rastro de auditoria electrónica.
  • Tiene enlaces a otros componentes del programa de Compliance (gestión de terceros, formaciones y políticas).
  • Permite a los usuarios recibir, monitorizar, mitigar y gestionar de manera efectiva los COI actuales y potenciales.
  • Está separado de la línea directa o ética profesional y de los mecanismos de reporte relacionados con el Compliance que puedan intimidar a los encuestados o abreviar los informes.
  • Puede haber múltiples modelos para grupos distintos dentro de una misma empresa, ya que determinados tipos de conflictos pueden ser más probables que otros o estar presentes en áreas específicas.
  • Libera valiosos recursos para otros elementos y requisitos del programa de Compliance.

 

 

Andrew Henderson, Director of Products en The Red Flag Group


Andrew Henderson,Andrew Henderson,16 noviembre, 2018
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Los retos y elementos básicos de un programa de Compliance.

Muchos departamentos jurídicos y de Compliance han tenido que afrontar recortes económicos y de plantilla. Por esto los Compliance Officers continúan investigando cómo simplificar esos procesos mientras mantienen inmutables sus programas de Cumplimiento Normativo.

Los Conflictos de Interés (COI, por sus siglas en inglés) siguen siendo uno de los principales riesgos a los que se enfrentan las empresas en estas situaciones y, la verdad, no administrar una COI no es una opción a tener en cuenta. Muchas veces, el COI se debe a la falta de interconectividad entre las plataformas o la falta de formación de los empleados. Algo que se puede solucionar con una herramienta automatizada que incluya notificaciones, nuevas certificaciones o actividades de corrección.

 

 

El seguimiento y la gestión de COI’s pueden ser un reto por cuatro razones fundamentales:

  1. Los empleados no son transparentes ante los conflictos de interés.
  2. Los cambios en la estructura de la organización o en el modelo de negocio (fusiones y adquisiciones) pueden alterar los COI, así como los cambios en las funciones y puestos.
  3. Leyes y normativa relacionada con compañías involucradas en más de una línea de negocios o en diferentes países.
  4. Las comunicaciones de conflictos de intereses se almacenan en sistemas diferentes y, posiblemente, en muchas regiones y departamentos distintos: correos electrónicos, sistemas de administración de línea directa, copias impresas, bases de datos, carpetas electrónicas, etc.

Por ello, y aunque, como hemos visto, el seguimiento y el mantenimiento de una COI puede llegar a resultar pesado, la automatización del programa de Compliance puede ayudar a las organizaciones a evitar el daño financiero y reputacional: es una victoria segura y rápida para los equipos legales y de Compliance.

 

Elementos básicos de un programa de gestión en COI.

 

A continuación, te detallamos los cinco elementos básicos que debe incluir un programa de gestión de conflictos de interés:

 

1- Política y protocolos que definan los conflictos de intereses y establezcan las expectativas de la compañía, incluyendo:
  • Ejemplos de escenarios reales con conflictos de intereses variados.
  • Una matriz de fácil seguimiento con los conflictos permitidos, los prohibidos y los que requieren revisión previa.
  • Un informe sobre el impacto de los conflictos de interés en las personas y la empresa.
2- Informe sobre los conflictos de intereses para miembros de la junta y directores, incluyendo:
  • Un plan y método sólidos para abordar conflictos potenciales o reales que se comuniquen claramente y se revisen y actualicen regularmente según sea necesario.
3- Formación continua y comunicaciones que:
  • Describan los pasos que los empleados deben dar para evitar y / o informar de posibles COI.
  • Animen a los empleados a plantear inquietudes o dudas.
  • Ofrezcan ejemplos de las red flags y COI’s más comunes.
  • Ofrezcan formación adaptada a empleados en puestos de mayor riesgo
4- Un mecanismo de divulgación y presentación de informes
5- Un equipo o comité de revisión de conflictos

 

Andrew Henderson, Director of Products en The Red Flag Group



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